Quản lý kho bằng mã vạch: Bước đầu tiên để tiến đến tự động hóa kho hàng

Sự xuất hiện của đại dịch COVID-19 đã thúc đẩy nhiều đến hành vi của người tiêu dùng và kéo theo đó những tác động trực tiếp đến hoạt động vận hành trong kho hàng. Xu hướng chuyển dịch sang thương mại điện tử không ngừng tiếp tục tăng trưởng với tốc độ ổn định. Bên cạnh đó, tình trạng thiếu lao động và những thách thức cùng hạn chế trong công tác tuyển dụng mùa dịch đang tác động đến ngành kho hàng và logistics, khiến việc theo kịp nhu cầu càng trở nên khó khăn hơn bao giờ hết.

Để giải quyết các vấn đề nêu trên, hiện nay, nhiều nhà quản lý đã chuyển sang sử dụng các công nghệ tự động hóa để nâng cao hiệu quả hoạt động, đồng thời giảm chi phí và duy trì tính cạnh tranh trong khâu quản lý kho. Trong số những công nghệ này, quét mã vạch vẫn là một trong những công nghệ được sử dụng phổ biến nhất. Mã vạch cung cấp cho mỗi mặt hàng hoặc thùng chứa một mã nhận dạng duy nhất giúp dễ dàng chuyển hàng hóa giữa các địa điểm khác nhau cả trong và ngoài nhà kho. Ngoài ra, mã vạch còn đi xuyên suốt trong quá trình từ quản lý các hoạt động vận chuyển, tiếp nhận, bổ sung, lấy và đóng gói hàng hoá.

 Mã vạch (Barcode) là gì?

Barcode còn được hiểu là mã vạch, bao gồm các đường trắng đen song song và có kích thước khác nhau được in trên nhãn để xác định duy nhất các mặt hàng. Các nhãn mã vạch được đọc bằng máy quét/ máy đọc mã vạch, các máy quét này sẽ đo ánh sáng phản xạ và diễn giải mã thành các số và chữ cái, rồi chuyển đến máy tính, kết quả là bạn sẽ nhận được các thông tin về sản phẩm đó.     

 Làm sao để mã vạch xuất hiện trên sản phẩm?

Mã vạch thường có 2 dạng chính là đã có sẵn trên sản phẩm do nhà sản xuất cung cấp hoặc người dùng tự tạo mã riêng để quản lý theo hệ thống riêng của mình.

Nếu hàng hóa chưa có mã vạch, có nghĩa là chưa được định danh trong danh mục hàng hóa của doanh nghiệp, người ta sẽ phải thiết kế mã vạch theo mã sản phẩm và in lên tem nhãn bằng máy in mã vạch.

Máy in mã vạch là loại máy chuyên dụng dùng để in tem, độ chính xác cao và có thể tùy chọn chất lượng tem cần dùng.

 Tại sao phải sử dụng mã vạch trong kho hàng?

• Giảm chi phí văn thư, chi phí lao động của nhân công trong vận hành kho của doanh nghiệp, tăng lợi nhuận
• Tăng tính cạnh tranh trên thị trường nhờ đáp ứng nhanh yêu cầu của khách hàng
•  Kiểm soát tồn kho chính xác hơn.
•  Giảm đến 90% thiệt hại do hàng tồn quá lâu, hàng bị giảm giá
•  Cải thiện quản lý và ra quyết định nhập hàng/ sản xuất mới tốt hơn
• Giảm 100% xuất nhập nhầm hàng nhờ tính chính xác của mã vạch
• Giảm đến 50% thời gian thao tác và nhập số liệu tại kho
• Khả năng mở rộng trong tương lai, tiến đến tự động hóa kho hàng

 Quy trình quản lý kho hàng bằng mã vạch

Quy trình nhập kho

Nhân viên nhập kho với sự hỗ trợ của máy quét mã vạch lần lượt đọc mã vạch trên lô hàng nhập kho, các thông tin này sẽ được đưa vào phần mềm để tạo phiếu nhập kho với các thông tin cần quản lý khác liên quan đến lô hàng. Kể từ lúc này các sản phẩm sẽ được quản lý thông qua mã trên mã vạch.

Quy trình kiểm kho

Theo dõi hàng tồn kho theo cách thủ công là một quá trình tốn nhiều công sức. Với mã vạch được áp dụng cho từng mặt hàng trong kho, máy quét cầm tay có thể được sử dụng để theo dõi dữ liệu được tải lên hệ thống máy tính trung tâm theo định kỳ hoặc thiết bị di động có thể cập nhật hàng tồn kho theo thời gian thực, tùy thuộc vào hệ thống bạn chọn. 

Trước nay, quy trình kiểm kê kho chủ yếu sử dụng phương pháp đếm, điền chỉ số vào bảng excel hoặc sổ sách. Vậy là mỗi lần kiểm kê kho mất cả mấy ngày trời mới xong nhưng con số cũng không chính xác. Kiểm soát hàng tồn kho bằng mã vạch cung cấp các bản cập nhật hàng tồn kho theo thời gian thực, chính xác. Điều này cho phép doanh nghiệp có cơ hội giảm lượng hàng tồn kho và giảm chi phí ghi sổ sách. 

Bên cạnh đó, cũng làm giảm thời gian thu thập dữ liệu cho các mục đích như kiểm kê hàng năm. Khi sử dụng phần mềm và áp dụng kiểm kê kho bằng mã vạch, công tác kiểm kho sẽ trở nên nhanh chóng, thuận tiện, chính xác cao. Nhân viên quét tất cả mã vạch của các sản phẩm trong kho sau đó kết nối thiết bị đọc mã vạch này với máy tính để tải dữ liệu về phục vụ cho việc xử lý.

Sau khi có được dữ liệu chương trình sẽ kết xuất ra báo cáo về số lượng thực tế trong kho và so sánh với số liệu đang được quản lý trên máy tính đồng thời cho phép cập nhật lại số liệu thực này.

Quy trình xuất kho

Tương tự cho công tác xuất kho, nhân viên có thể tạo phiếu xuất kho dựa trên phiếu nhập, dùng thiết bị đọc mã vạch để xuất kho. Nhân viên lần lượt đọc mã vạch trên lô hàng xuất bán đồng thời để có thể truy tìm được nguồn gốc sản phẩm sau này, khi xuất kho các thông tin như ngày xuất, xuất cho ai, mã đơn đặt hàng,… sẽ được ghi nhận vào hệ thống.

Việc ứng dụng quản lý mã vạch, dùng máy tít mã trong bán hàng sẽ thay đổi hoàn toàn thói quen bán hàng truyền thống. Giải pháp này mang đến sự đột phá trong việc mua và bán. Việc tít mã hỗ trợ nhân viên bán hàng nhanh hơn, chủ shop quản lý doanh số tốt hơn, các quyết định xuất – nhập, giải phóng hàng tồn kho được ra quyết định chỉ trong 1 cú click chuột.

Các thiết bị cần thiết để quản lý kho hàng bằng mã vạch

Máy in mã vạch: thiết bị ngoại vi thường được kết nối với máy tính có chức năng in thông tin mã vạch lên bề mặt tem nhãn. Có nhiều loại máy in như máy in để bàn, máy in công nghiệp, máy in di động linh hoạt đáp ứng nhiều nhu cầu khác nhau của người tiêu dùng

Máy quét mã vạch: thiết bị đầu vào cầm tay hoặc cố định được sử dụng để chụp ảnh, đọc và truyền các thông tin chứa mã vạch đến máy tính hoặc các thiết bị nhận thông tin khác, có khả năng giúp doanh nghiệp thống kê và quản lý một khối lượng lớn sản phẩm nhanh chóng và chính xác nhất. Trên thị trường có đa dạng các loại máy quét mã vạch với kích thước, chức năng, giá cả và đặc tính khác nhau tùy vào nhu cầu sử dụng.

Thiết bị phần cứng và hệ thống server: là một hệ thống (phần mềm và phần cứng máy tính phù hợp) của doanh nghiệp để lưu trữ, cung cấp và xử lý dữ liệu, có thể chạy liên tục trong thời gian dài giúp đảm bảo việc vận hành hệ của công ty không bị gián đoạn.

Các vật tư khác (mực, giấy in…) là nguyên liệu thiết yếu bổ trợ cho việc quản lý hàng hóa bằng mã vạch. Mực in mã vạch được thiết kế kiểu dạng cuộn ribbon – ruy băng. Giấy in mã vạch được gọi với nhiều cái tên khác nhau như giấy in tem nhãn, decal in tem nhãn, giấy in barcode vv… 

TSL – Tự hào là đối tác vàng trong phân phối các thiết bị mã vạch từ hai thương hiệu uy tín là Honeywell và Zebra.

Thiết bị mã vạch Honeywell

Sản phẩm của Honeywell được thiết kế để phù hợp với mọi nhu cầu của doanh nghiệp. Máy quét mã vạch và máy tinh di động được sử dụng rộng rãi trong các lĩnh vực bán lẻ, y tế, vận tải, logistics, kho bãi.

Thiết bị mã vạch Zebra

Với hơn 40 năm kinh nghiệm, Zebra cung cấp từ máy in mã vạch, máy in, máy in thẻ, máy in di động, máy tính và máy quét. Zebra là một thương hiệu uy tín phục vụ hơn 90% các doanh nghiệp trong top 500 Fortune.

Bên cạnh đó, TSL cũng là đại lý phân phối chính thức của Dell với các dòng máy tính xách tay, máy tính để bàn, máy chủ, hệ thống mạng. Ngoài ra, chúng tôi còn chuyên cùng các vật tư sử dụng trong kho như decal, mực in mã vạch, carton, băng keo, pallet gỗ, thi công kệ rack, bảo hộ lao động. 

“Deliver True Value” – TSL cam kết sẽ mang đến một trải nghiệm dịch vụ tốt nhất đến các khách hàng bằng chất lượng sản phẩm cùng mức giá vô cùng hợp lý.

Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn thêm và nhận liền những ưu đãi hấp dẫn!