8 sai lầm cần tránh để quản lý kho hàng đạt hiệu quả

06/05/2020

Có bao giờ bạn tự đặt ra câu hỏi rằng “Tại sao cũng đều là một cách quản lý kho nhưng có rất nhiều doanh nghiệp thu được hiệu quả cao, quy trình vận chuyển hàng hóa nhanh gọn, đúng mặt hàng đúng thời điểm, nhưng bên cạnh đó cũng có rất nhiều doanh nghiệp quy trình quản lý kho kém kiệu quả dẫn đến lãng phí chi phí và tạo ra nhiều rủi ro cho doanh nghiệp? “. Mấu chốt của vấn đề này chính là việc nhà quản lý có biết cách làm thế nào để kiểm soát tốt hoạt động trong kho hay không. Để làm được này, nhà quản lý cần tránh 8 sai lầm nghiêm trọng có thể mắc phải trong quản lý kho.

Vậy 8 sai lầm đó là gì, mời các Bạn cùng xem chi tiết trong bài viết dưới đây

1. Dư thừa hàng tồn kho quá mức

Đây là sai lầm phổ biến nhất trong 8 sai lầm quản lý kho cần tránh. Hậu quả rất nghiêm trọng, có thể dẫn đến nhiều rủi ro cho doanh nghiệp. Nếu hàng hóa bị tồn kho quá nhiều sẽ chiếm diện tích của những mặt hàng khác, tốn thêm chi phí sắp xếp và quản lý. Nghiêm trọng hơn, hàng sẽ bị hết hạn sử dụng, lỗi mốt và không tiêu thụ được dẫn đến thiệt hại kinh tế của doanh nghiệp. Nguyên nhân của sai lầm này là do chưa xác định nhu cầu của thị trường cũng như cơ hội hay rủi ro trong kinh doanh dẫn đến cung vượt quá cầu, dư thừa hàng hóa.

2. Không đào tạo nhân viên chuyên nghiệp

Ở bất cứ môi trường nào thì con người cũng luôn luôn là yếu tố quyết định thành công của doanh nghiệp. Tất nhiên, bạn đừng hy vọng rằng nhân viên của bạn có thể tự giỏi mà không cần đào tạo, đây chính là quan điểm sai lệch dẫn đến một số sai lầm trong quản lý kho. Vì vậy, hãy sắp xếp nhân viên của bạn chuyên môn hóa theo từng giai đoạn của chuỗi cung ứng. Tại mỗi giai đoạn, hãy đào họ, nâng cao chuyên môn làm việc và xây dựng tinh thần làm việc chuyên nghiệp.

3. Không lên kế hoạch trước khi thực hiện

Một lỗi lớn mà có khá nhiều doanh nghiệp hiện nay đang gặp phải đó là không lập kế hoạch quản lý kho. Đây là vấn đề lớn và sẽ dẫn đến nhiều hệ lụy, khiến các doanh nghiệp gặp nhiều rủ ro trong các công đoạn sau. Một kế hoạch chặt chẽ sẽ giúp bạn quản lý hàng hóa tốt hơn và tránh được rủi ro hàng tồn kho. Thông qua kế hoạch, bạn sẽ có cái nhìn bao quát hơn, đồng thời dễ dàng theo dõi, tránh để hàng tồn kho bị dư thừa quá nhiều.

4. Quản lý nhà kho thiếu an toàn

Nhà kho là nơi chứa rất nhiều hàng hóa và đó cũng là nơi tai nạn thường xuyên xảy ra bất ngờ, điều này thiệt hại lớn về kinh tế của doanh nghiệp và nghiêm trọng hơn có thể ảnh hưởng đến sức khỏe, tính mạng của nhân viên trong nhà kho. Bên cạnh đó, nhân viên của bạn có thể tập trung làm việc tốt hơn nếu họ biết rằng họ đang được bảo vệ. Vì vậy, khi xây dựng nhà kho bạn cần trang bị các thiết bị phòng cháy, chữa cháy và chuẩn bị các đồng phục, công cụ bảo hộ cho nhân viên. Tất nhiên, khi thiết kế nhà kho, bạn cũng cần chú ý sắp xếp bố cục phù hợp để tránh trường hợp hàng hóa bị rơi, ảnh hưởng đến nhân viên.

5. Không cân bằng chu trình làm việc

Không ít nhà quản lý đang làm việc theo cách thức dồn đơn hàng, họ dành 2 tuần cuối tháng để đẩy đơn hàng cho khách hàng mà bỏ qua việc sản xuất thành phẩm. Dẫn đến đầu tháng sau, họ sẽ làm chậm tiến độ của các đơn hàng đầu tháng, hoặc sản xuất vội vàng, dẫn đến sản phẩm kém chất lượng. Nếu bạn đang ở trong trường hợp này thì hãy nhanh chóng thay đổi để tránh xảy ra những sai sót không đáng có. Hãy làm việc theo thứ tự ưu tiên để cân bằng chu trình làm việc.

6. Quy trình thiếu tính tự động

Những phương pháp làm thủ công khá chậm chạp và có thể xảy ra nhiều sai số không đáng có. So với việc xử lý hậu quả của chúng thì việc đầu tư một hệ thống phần mềm tự động sẽ ít tốn kém hơn. Vì vậy, hãy sớm đầu tư các giải pháp thu thập và quản lý giữ liệu, chúng sẽ giúp bạn cải thiện tốc độ và đảm bảo độ chính xác trong việc quản lý hàng hóa.

7. Chất lượng nhãn mác không đảm bảo

Đây là sai lầm xảy ra không chỉ ở các công ty nhỏ mà kể cả các công ty lớn cũng đang gặp tình trạng này. Nó cho thấy sự chủ quan trong quản lý và kiểm soát hàng hóa. Có thể nhiều người suy nghĩ rằng nhãn mác chỉ dùng trong một thời gian ngắn do vậy họ chỉ sử dụng các loại chất liệu bình thường. Tuy nhiên, bạn biết đấy, hàng hóa không chỉ tồn tại trong kho mà còn tham gia vào quy trình vận chuyển và chịu nhiều tác động từ các yếu tố bên ngoài, vì vậy chúng rất dễ bị rách và mất màu.

Do đó, khi làm nhãn mác, bạn nên chú ý chọn loại giấy và chất lượng mực in tốn để hạn chế nhãn mác bị hư hỏng trước các tác động từ bên ngoài.

8. Không đo lường hiệu quả làm việc

Sai lầm tiếp theo trong 8 sai lầm bạn cần tránh trong quản lý kho đó là không đo lường về hiệu quả công việc. Nếu không đo lường, bạn sẽ không thể biết được công việc mà bạn đang làm có thật sự hiệu quả hay không. Khi đó, những điểm tốt không được phát huy và những sai lầm sẽ tiếp tục lặp lại.

Tất nhiên, để đo lường được hiệu quả công việc, bạn cần đặt ra các chỉ số KPI cho từng bộ phận khi lập kế hoạch. Khi đánh giá, bạn chỉ cần so sánh kết quả thu được với KPI để tìm ra được mức độ hiệu quả của công việc bạn đang thực hiện và những vấn đề cần thay đổi.

Trên đây là 8 sai làm cần tránh trong quản lý kho. Nếu bạn đang gặp những vấn đề trên thì hãy thay đổi ngay lập tức. Tất nhiên, có thể bạn sẽ e ngại khi phải thay đổi quá nhiều chỉ trong một thời gian ngắn. Nhưng nếu nhưng sai lầm này còn tồn tại sẽ từng bước phá đi tiềm năng sinh lời của doanh nghiệp bạn, vì vậy, hãy điều chỉnh để tránh những sai lầm này càng sớm, càng tốt.