Quản lý hàng tồn kho hiệu quả mặt hàng sữa: Những lưu ý không thể bỏ qua

Thị trường sữa tươi đóng hộp nói riêng và sữa Việt Nam nói chung đang phát triển ổn định bởi độ nhận thức của người tiêu dùng phát triển ngày càng cao. Các sản phẩm từ sữa từng được coi là “tốt” thì nay trở thành sản phẩm “bắt buộc phải có” với người tiêu dùng. Theo thống kê gần nhất, mức tiêu thụ sữa bình quân đầu người tại Việt Nam là 27 lít/người/năm. Tuy nhiên, ít người biết rằng, phía sau những nỗ lực trong việc đưa sản phẩm đến tay của người tiêu dùng hay lên các dãy kệ ở siêu thị là câu chuyện của các doanh nghiệp đại lý/ nhà bán lẻ/kho sản xuất phải vượt qua rất nhiều thử thách trong việc lưu trữ và quản lý loại hàng hóa này. 

Tùy vào quy mô và khả năng đáp ứng của doanh nghiệp đang vận hàng kho lưu trữ/phân phối sữa, các nhà quản lý thường cần một chiến lược quản lý hàng tồn kho cụ thể và hiệu quả để tối ưu chi phí tồn kho. Chiến lược quản lý tồn kho mặt hàng sữa thường tập trung vào ba mục tiêu chính dựa vào đặc trưng của mặt hàng sau đây: Theo dõi hàng tồn kho, đảm bảo chất lượng và đáp ứng kịp thời nhu cầu của thị trường. 

Đặc trưng mặt hàng sữa là gì?

Mặt hàng sữa là một trong những mặt hàng có tính chất dễ hư hỏng và yêu cầu điều kiện bảo quản đặc biệt. Điều này đặt ra những thách thức lớn cho việc quản lý hàng tồn kho của các doanh nghiệp trong ngành sản xuất và phân phối sữa. Không chỉ cần được xử lý cẩn thận ngay từ khâu sản xuất mà ở khâu lưu trữ hàng thành phẩm, các nhà quản lý cần theo dõi số lượng nhập/xuất, số lot, ngày sản xuất/ngày hết hạn, leadtime, nhiệt độ bảo quản, shelf life… từng lô hàng sữa chính xác để tránh hỏng hóc cho lô hàng.  

Những lưu ý dành cho kho phân phối/bán lẻ/sản xuất sữa? 

Việc theo dõi số lượng hàng tồn kho là một trong những điểm quan trọng nhất khi quản lý hàng tồn kho mặt hàng sữa. Nhà quản lý cần đảm bảo rằng số lượng hàng tồn kho được cập nhật thường xuyên và chính xác để tránh tình trạng thiếu hàng hoặc thừa hàng. Nếu nhập hàng ít sẽ không đủ để kinh doanh, nếu nhập nhiều gây ứ đọng hàng, dễ thất thoát chi phí lưu trữ và vận hành. 

Song song với đó, thời hạn lưu trữ và hạn sử dụng của phần lớn các sản phẩm sữa trên thị trường thường khá ngắn, khoảng 3-7 ngày với các sản phẩm sữa thanh trùng, 6 tháng đến 1 năm với sữa tiệt trùng và 1-2 năm với dạng sữa bột nếu được bảo quản đúng điều kiện nhiệt độ. Trong thực tế, thời gian tiếp nhận sản phẩm của kho còn bị ảnh hưởng bởi thời gian lead time giao hàng từ trung tâm phân phối hoặc nhà máy sản xuất. Chính vì vậy, nhiệm vụ của các nhà quản lý là đảm bảo lô hàng khi tiếp nhận phải được tính toán quản lý đúng thời gian nhập và cần được xử lý xuất kho trước mức thời gian cho phép lưu trữ. 

Và một trong những phương pháp quản lý xuất nhập được sử dụng khá phổ biến trong ngành sữa là phương thức FIFO – “Nhập trước – Xuất trước”. Theo đó những hàng hóa (lô) được nhập vào kho đầu tiên sẽ là những hàng hóa đầu tiên đầu tiên được xuất ra khỏi kho. Những lô hàng còn tồn lại sẽ là những hàng hóa mới được nhập gần đây nhất. Nghe có vẻ đơn giản, nhưng với kho phân phối hoặc bán lẻ lớn cần quản lý số lượng sữa lớn, nhiều mã danh mục thì áp dụng FIFO thủ công có thể khá cồng kềnh.

Tại giai đoạn nhập hàng, các nhà quản lý và đội nhân viên chứng từ tại kho cần có những biện pháp kiểm tra chất lượng hàng nhập vào. Điều này sẽ đảm bảo được chất lượng của các lô hàng sữa trong quá trình lưu trữ cũng như tránh gây ra các sự cố không đáng có.

Một rủi ro khác trong quản lý tồn kho mặt hàng sữa là việc return hoặc thu hồi lô hàng. Trong trường hợp lô hàng bị hãng thu hồi do sai sót trong khâu sản xuất hay tình trạng xuất không đảm bảo chất lượng, khâu quản lý tồn kho phải nhanh chóng tiếp nhận thông tin và truy xuất nhanh chóng toàn bộ thông tin có liên quan. 

Vậy đâu là giải pháp quản lý tồn kho hiệu quả mặt hàng sữa?

Một trong những giải pháp các doanh nghiệp đang ứng dụng để hỗ trợ quản lý kho hàng phân phối sữa là triển khai hệ thống hỗ trợ quản lý kho hàng WMS và chuyển đổi quản lý mã vạch. Đây là giải pháp tối ưu khả năng quản lý tổng thể về tình trạng hàng tồn kho, bao gồm số lượng, vị trí, hạn sử dụng và thông tin liên quan khác, giúp các nhà quản lý kho phân phối sữa hay thực phẩm vận hành một cách trơn tru và giảm thiểu sai sót do con người. Cụ thể, hệ thống quản lý kho hàng WMS có thể hỗ trợ: 

• Theo dõi thông tin và tình trạng hàng tồn kho chính xác: Tự động theo dõi thời gian tiếp nhận các lô sản phẩm theo thời gian thực để hỗ trợ truy xuất nguồn gốc sản phẩm và tăng tốc độ đáp ứng trong thời gian thu hồi sản phẩm. 

• Tự động kiểm soát và điều phối kế hoạch nhập-xuất: Hệ thống duy trì lịch sử về thời điểm mỗi lô được nhận hoặc sản xuất, giúp dễ dàng xác định thứ tự sản phẩm và lên lịch lô hàng cần xuất tốt hơn theo nguyên tắc FIFO. 
• Quản lý kho bằng mã vạch: Việc lưu mã vạch từng mục sản phẩm sẽ giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm hơn. Quản lý trên hệ thống WMS theo cơ sở mã vạch cũng dễ dàng hơn khi số hóa các mặt hàng trong kho.
• …

Hệ thống quản lý kho hàng mặt sữa – Hệ thống quản lý kho hàng WMS

Giảm thiểu rủi ro quản lý hàng tồn kho đối với mặt hàng sữa có thời hạn sử dụng ngắn đòi hỏi một cách tiếp cận toàn diện bao gồm các giải pháp lưu trữ đa dạng, quy trình kiểm soát chặt chẽ, phương pháp xử lý hàng tồn kho phù hợp và ứng dụng hệ thống thông tin hiện đại.

Bằng cách thực hiện các chiến lược này, doanh nghiệp không chỉ có thể đảm bảo chất lượng sản phẩm, tối ưu hóa hiệu quả hoạt động, giảm rủi ro tài chính liên quan đến hàng tồn kho đã hết hạn mà còn nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Tìm kiếm giải pháp quản lý kho hàng cho kho phân phối/sản xuất/bán lẻ mặt hàng sữa ở đâu?

Tại TSL, chúng tôi hiểu rõ những thách thức đó của thị trường sản xuất và vận hành lưu trữ mặt hàng sữa. Bộ giải pháp phần mềm WMS và thiết bị mã vạch của TSL đã và đang hỗ trợ 3+ khách hàng lớn trong ngành sữa Việt Nam trong việc tối ưu hóa việc kiểm soát hàng tồn kho, cung cấp theo thời gian thực về thông tin chi tiết của hàng tồn kho để hỗ trợ xây dựng chiến lược vận hành chuỗi cung ứng hiệu quả. 

Liên hệ ngay để được tư vấn miễn phí và tìm hiểu về giải pháp phù hợp với nhu cầu vận hành của bạn.