Các Cấp Độ Hệ Thống Quản Lý Kho (WMS): Ưu và Nhược Điểm

Đối với nhiều doanh nghiệp, hệ thống quản lý kho hàng (WMS) có vai trò như chìa khóa giúp kho hàng và nguồn lực trong kho thành một hệ thống thông minh, hoạt động hiệu quả, đồng bộ và linh hoạt. Hệ thống WMS không chỉ hỗ trợ tự động hóa các nghiệp vụ quản lý hàng tồn kho, quản lý đơn hàng và xử lý luồng hàng hóa di chuyển mà còn cung cấp cơ sở để những kho hàng đáp ứng nhu cầu trước sự thay đổi liên tục của chuỗi cung ứng. 

Tuy nhiên, với sự đa dạng của các nhà cung cấp WMS trên thị trường hiện nay, nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực vận tải, hậu cần và bán lẻ tại Việt Nam, vẫn còn băn khoăn trong việc lựa chọn hệ thống phù hợp nhất với nhu cầu của mình.

Bài viết này sẽ giúp bạn phân loại 3 cấp độ WMS phổ biến (Cấp 1, Cấp 2 và Cấp 3) và đưa ra bí quyết lựa chọn hệ thống phù hợp với nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp bạn.

Bảng tóm tắt các cấp độ WMS:

WMS cấp 1

Đây là cấp độ cao và tiên tiến nhất của hệ thống WMS, sở hữu mức độ phức tạp và nhiều chức năng hỗ trợ. Với mức độ này, hệ thống WMS nổi bật bởi khả năng kết nối hoàn hảo với các hệ thống khác (như ERP, TMS…), WMS cấp 1 là công cụ vô giá cho các doanh nghiệp hoạt động quy mô lớn và khối lượng hàng hóa khổng lồ.

Dù bạn có một hay nhiều kho hàng, giải pháp WMS Cấp 1 có thể hỗ trợ phát triển luồng vận hành bền vững, ổn định và linh hoạt ở mọi quy mô vươn tầm toàn cầu.

Ưu điểm:

• Khả năng tùy chỉnh nghiệp vụ cao: Hầu hết các hệ thống WMS Cấp 1 đều có khả năng cấu hình tiêu chuẩn trong hệ thống, cho phép bạn điều chỉnh quy tắc tự động hóa và nâng cấp quy trình làm việc mà không cần tạm dừng hoạt động hay lập trình lại phần mềm.
• Nhiều tính năng, thuật toán nâng cao: quản lý và phân chia xử lý nhiệm vụ tự động hiệu quả, tối ưu quản lý cửa xuất nhập,..
• Phù hợp nhiều loại kho hàng: WMS cung cấp chức năng toàn diện, đáp ứng cho toàn bộ các doanh nghiệp vận hành kho với đa dạng ngành công nghiệp như bán lẻ, thương mại điện tử, dược phẩm, may mặt, sản xuất, chuỗi cung ứng lạnh, cty cung cấp dịch vụ kho vận (3PL)…
• Giải pháp tích hợp sẵn (API): Các hệ thống WMS này được tích hợp sẵn các giải pháp trong vận hành chuỗi cung ứng (Supply Chain Integration), đáp ứng vận hành kho tự động hoàn toàn (Full Automated Warehouse), TMS, ERP và cung cấp các công cụ tích hợp mà không phải trả thêm chi phí.

Nhược điểm:

• Chi phí đầu tư cao: WMS Cấp 1 yêu cầu đầu tư vốn nhiều nhất so với các hệ thống WMS Cấp 2 và 3.
• Thời gian triển khai lâu: WMS Cấp 1 thường có thời gian triển khai và vận hành lâu hơn so với các hệ thống WMS Cấp 2 và 3.
• Quy trình triển khai chuyên sâu: Nền tảng WMS Cấp 1 yêu cầu quy trình triển khai chuyên sâu hơn nhiều, thường đòi hỏi sự hợp tác chặt chẽ với nhóm triển khai của nhà cung cấp để cài đặt, đào tạo và hỗ trợ kỹ thuật liên tục.

Mặc dù WMS Cấp 1 có chi phí đầu tư cao hơn và tốn nhiều thời gian triển khai hơn so với các hệ thống cấp thấp, nhưng đây là cấp độ mang lại lợi ích lâu dài cho hoạt động kinh doanh của bạn.

Với khả năng thích ứng và mở rộng linh hoạt, WMS Cấp 1 giúp bạn loại bỏ nhu cầu nâng cấp hay thay thế hệ thống thường xuyên, tiết kiệm chi phí, đồng thời cấp độ WMS này có thể sử dụng trong nước hoặc mở rộng quản lý kho sang nước ngoài. 

WMS Cấp 1 phù hợp sẽ giúp bạn tránh tình trạng hệ thống lạc hậu so với quy mô hoạt động, ảnh hưởng đến hiệu quả và năng suất của doanh nghiệp.

WMS cấp 2

Tiếp theo trong danh sách các cấp WMS là WMS Cấp 2, mang đến nhiều khả năng phát triển luồng vận hành. Nổi bật với sự linh hoạt, WMS Cấp 2 được ví như “anh em họ” của WMS Cấp 3, cung cấp các tính năng để tự động hóa quy trình kho hàng và kết nối với các hệ thống khác.

Ưu điểm:

• Khả năng tích hợp: WMS Cấp 2 được thiết kế để tích hợp liền mạch với hệ thống ERP và TMS và các hệ thống khác.
• Khả năng mở rộng: Hệ thống có thể được lập trình để xử lý môi trường nhiều kho, đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp.

Nhược điểm:

• Chi phí đầu tư cao đến trung bình
• Thời gian triển khai lâu: Quá trình triển khai WMS Cấp 2 thường tốn nhiều thời gian hơn so với WMS Cấp 3.
• Tùy chỉnh tốn kém: Mặc dù có thể tùy chỉnh hệ thống để phù hợp với nhu cầu cụ thể, nhưng quá trình này có thể tốn kém do yêu cầu lập trình lại hoặc thay đổi chức năng, tích hợp và tính năng.

WMS cấp 2 phù hợp cho các doanh nghiệp đang phát triển: WMS Cấp 2 là giải pháp phù hợp cho các doanh nghiệp đang phát triển nhanh hơn quy trình thủ công và mong muốn nâng cao hiệu quả vận hành thực tế mà không cần đầu tư vào hệ thống quá tiên tiến hoặc đắt tiền. 

WMS cấp 3

Hệ thống WMS cấp 3 cung cấp các chức năng cơ bản để quản lý luồng nguyên vật liệu trong môi trường kho thủ công.

Mặc dù là hệ thống độc lập, WMS cấp 3 có khả năng tích hợp với hệ thống chọn hàng và ERP, giúp kết nối các khu vực khác nhau trong kho của bạn.

Thường là hệ thống quản trị doanh nghiệp (ERP) có các chức năng WMS đơn giản hoặc hệ thống phần mềm quản lý kho có các tính năng cơ bản như nhận hàng, lưu kho, kiểm kê, lấy hàng, đóng gói, xuất hàng tiêu chuẩn.

Để sử dụng các chức năng nâng cao như sắp xếp hàng tồn kho, quản lý lao động hoặc kết nối vận chuyển, bạn cần trao đổi rõ ràng với nhà cung cấp để đảm bảo hệ thống WMS cấp 3 có thể đáp ứng nhu cầu cụ thể của bạn.

Ưu điểm:

• Quản lý toàn bộ quy trình hàng tồn kho cơ bản: từ nhận hàng, lưu kho, lưu trữ, lấy hàng, đóng gói đến vận chuyển.
• Chi phí đầu tư thấp

Nhược điểm:

• Không đáp ứng:
  • Đa kho
  • Quy trình xử lý trong kho phức tạp
• Thiếu tính linh hoạt:
  • Yêu cầu thay đổi quy trình và quy trình công việc hiện có
  • Hạn chế khả năng phát triển của kho
• Không hỗ trợ đồng bộ, kết nối API: Với WMS cấp 1, nếu bạn cố gắng kết nối phần mềm khác mà phần mềm WMS của bạn chưa sẵn sàng hỗ trợ có thể tốn kém và khó thực hiện hơn rất nhiều.

Với hầu hết các hệ thống WMS trên thị trường, bất kể đó là Cấp 1, 2 hay 3, bạn có thể mong đợi được lợi ích như:

• Thu thập và báo cáo dữ liệu vận hành: Quy trình thu thập và báo cáo dữ liệu được tối ưu hóa, giúp bạn dễ dàng theo dõi và đánh giá thông tin từ một hoặc nhiều kho hàng để đưa ra các quyết định nhanh chóng.
• Quản lý tồn kho: Hệ thống WMS giúp theo dõi số lượng tồn kho và độ chính xác trong luồng hàng ra – vào mỗi ngày, đảm bảo sự nhất quán giữa các bộ phận xử lý thông tin tồn kho.
• Quy trình làm việc: Các quy trình trong kho trở nên hiệu quả cao hơn từ việc tối ưu hóa năng suất làm việc của mỗi nhân công và KPI vận hành.
• Chi phí vận hành: Giảm chi phí vận hành thông qua quy trình làm việc hiệu quả và tối ưu hóa tồn kho.

TSL – Đồng hành kiến tạo hệ sinh thái Logistics thông minh cho doanh nghiệp Việt

Với tầm nhìn trở thành đối tác chiến lược tiên phong trong lĩnh vực Logistics, TSL không ngừng đổi mới và đầu tư vào công nghệ, mang đến những giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp Việt. Chúng tôi cam kết hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động, tối ưu hóa nguồn lực và tăng cường năng lực cạnh tranh trên thị trường quốc tế.

Hiện nay, TSL cung cấp đa dạng các giải pháp công nghệ đáp ứng nhu cầu của nhiều ngành lĩnh vực nhau, bao gồm: 3PLs, Bán lẻ, Phân phối, Sản xuất, Thương mại điện tử, Kho hàng, Dược phẩm, Thời trang…

TSL hiện đang là đối tác chính thức phân phối, triển khai các giải pháp Logistics và Chuỗi cung ứng tại Việt Nam: Blue Yonder (tiền thân là JDA) và SOTI – những thương hiệu hàng đầu thế giới. Ngoài giải pháp Quản lý kho hàng (BY WMS), TSL còn phân phối và triển khai các giải pháp: Quản lý vận tải (TMS), Dự báo nhu cầu (Demand Forecasting) và Quản lý thiết bị di động (Mobi Control)… 

Ngoài ra, TSL còn là đại lý chính thức của Honeywell và Zebra, chuyên cung cấp các thiết bị mã vạch như máy in mã vạch, máy quét. Các thiết bị này được tích hợp trong dây chuyền sản xuất và có dịch vụ tư vấn cung cấp dịch vụ hạ tầng CNTT đạt chuẩn công nghiệp.

Giải pháp Quản lý kho hàng thông minh của Blue Yonder (BY WMS)

Giải pháp quản lý kho hàng của Blue Yonder được TSL phân phối triển khai tại thị trường Việt Nam đã vượt qua những thách của CNTT truyền thống trong quản lý bằng cách hội tụ những tiêu chuẩn tốt nhất. Giải pháp được ứng dụng công nghệ để tối ưu hóa nhiệm vụ, đảm bảo mọi khía cạnh trong quy trình quản lý hàng hóa trong phạm vi kho hàng. Bên cạnh đó, BY WMS cũng luôn sẵn sàng cho việc tích hợp với các hệ thống quản lý khác của khách hàng như hệ thống ERP, DMS, TMS… thông qua bộ API chuẩn hay tích hợp với các thiết bị quản lý trong kho như máy quét mã vạch, máy in mã vạch…

Quy trình của BY WMS sẽ đi từ việc quản lý sân bãi khi xe đến, nhập hàng vào kho, quản lý tồn kho, quản lý công việc của nhân công thông qua thiết bị RF và cuối cùng là xuất hàng ra khỏi kho. Tại mỗi giai đoạn trong chu trình quản lý kho, BY WMS còn có nhiều tính năng tự động nâng cao khác giúp cho quá trình tìm kiếm, vận chuyển, nhập xuất kho được tiến hành một cách khoa học và tối ưu hơn, giúp tiết kiệm chi phí, thời gian và nhân lực. Đây là thành quả từ các ứng dụng của Blue Yonder về Trí tuệ nhân tạo (AI) và Máy học (ML) – một lợi thế cạnh tranh so với những đối thủ khác cùng phân khúc trong thị trường.

Lợi ích từ hệ thống này mang lại: Giảm 50% chi phí hàng năm, tăng 40% số lượng hàng hoá, cải thiện 100% độ chính xác tồn kho. (Nguồn: Theo thống kê từ hơn 841 khách hàng đã triển khai BY WMS trên toàn cầu).

Liên hệ với TSL ngay hôm nay để được tư vấn và hỗ trợ miễn phí:

• Website: info@tsl-ems.com
• Hotline: 02866508307
• Email: www.tsl-ems.com

Hãy để TSL giúp bạn nâng tầm hiệu quả hoạt động và kiến tạo lợi thế cạnh tranh trong thị trường Logistics đầy tiềm năng!