Hãy dừng nhầm lẫn kho hàng thương mại điện tử với kho hàng truyền thống !

Thương mại điện tử (TMĐT) đang ngày càng trở nên phổ biến và điểm nhấn nổi bật trong bức tranh thương mại của Việt Nam nói riêng và thế giới nói chung trong những năm gần đây. Tuy nhiên nhiều doanh nghiệp mở rộng, bắt đầu hoạt động kinh doanh của mình sang lĩnh vực TMĐT mà chưa có sự chuẩn bị, tìm hiểu kỹ cách thức hoạt động của mô hình kinh doanh này và những gì mà nó yêu cầu.

Việc kinh doanh trên nền tảng TMĐT có những yêu cầu đặc thù khác với những loại hình kinh doanh khác. Một trong những yêu cầu đặc biệt mà nhiều doanh nghiệp chưa chú tâm đến đó là nơi để lưu trữ kho hàng TMĐT và cách quản lý hiệu quả.

Bài viết này sẽ cung cấp những thông tin hữu ích về khái niệm kho hàng TMĐT, các loại kho TMĐT phổ biến hiện nay, hệ thống quản lý kho hàng TMĐT là gì và cách hệ thống quản lý kho TMĐT có thể giúp doanh nghiệp của bạn quản lý kho vận hiệu quả hơn so với hệ thống quản lý kho hàng truyền thống.  

Kho hàng thương mại điện tử là gì?

Hoạt động kho TMĐT đề cập đến quá trình lưu trữ và quản lý hàng hóa dành cho việc bán hàng trực tuyến. Một số kho TMĐT do nhà bán lẻ sở hữu và vận hành, trong khi những kho khác thường do nhà cung cấp dịch vụ fulfillment và 3PLs quản lý. Quản lý kho TMĐT bao gồm việc quản lý tất cả các hoạt động và quy trình trong việc vận hành kho TMĐT. Các hoạt động quản lý kho TMĐT phổ biến nhất bao gồm:

• Đảm bảo an toàn và an ninh cho việc lưu trữ hàng tồn kho.
• Nhập và sắp xếp hàng tồn kho.
• Quản lý các vị trí thùng, kệ và/hoặc pallet của từng SKU để tối ưu hóa việc sắp xếp kho hàng.
• Thực hiện kiểm toán kho và kiểm toán hàng tồn kho.
• Ghi lại mức tồn kho và chạy báo cáo hàng tồn kho.

Một số loại hình kho TMĐT hiện nay

Có nhiều loại kho TMĐT phù hợp với nhu cầu của các doanh nghiệp khác nhau. Các kho TMĐT tốt nhất không chỉ có các tiện nghi và chuyên môn để cung cấp các dịch vụ hoàn thiện đơn hàng cần thiết mà còn cho phép các chủ hàng lưu trữ hàng tồn kho ở các vị trí chiến lược gần khách hàng của họ để giao hàng nhanh nhất và tiết kiệm chi phí nhất.

Sau đây là một số loại kho thương mại điện tử phổ biến.

Kho thuê ngoài

Điều hành một kho TMĐT đòi hỏi phải có công nghệ phù hợp. Có nhiều nhà cung cấp dịch vụ triển khai hệ thống quản lý kho hàng (WMS) cho các doanh nghiệp có kho hàng riêng và cần trợ giúp quản lý hàng tồn kho theo thời gian thực. Từ đó có thể giúp doanh nghiệp giảm lỗi lấy hàng, đóng gói và vận chuyển, đồng thời mở rộng quy mô một cách dễ dàng.

Kho tại nhà

Nhiều doanh nghiệp TMĐT khi mới bắt đầu đã tận dụng những không gian trống trong nhà làm kho lưu trữ hàng. Loại kho này phù hợp với doanh nghiệp có lượng đơn đặt hàng nhỏ. Việc tận dùng nhà riêng trở thành kho TMĐT tạm thời giúp tiết kiệm chi phí kho bãi một cách đáng kể. Tuy vậy, không gian giới hạn sẽ không đáp ứng được nhu cầu lưu trữ hàng hóa lâu dài khi doanh nghiệp phát triển lớn mạnh hơn.

Trung tâm phân phối và trung tâm hoàn thiện đơn hàng (fulfillment)

Trung tâm phân phối hoặc trung tâm hoàn thiện đơn hàng (fulfillment) là một kho thương mại điện tử được thiết kế với nhiều chức năng phù hợp với TMĐT như: nhận và lưu trữ hàng tồn kho của bạn; chọn, đóng gói và vận chuyển đơn đặt hàng của bạn một cách nhanh chóng, ưu tiên tối ưu hóa dòng lưu chuyển hàng hóa hơn là kho truyền thống. Đây là loại hình kho phổ biến nhất được sử dụng trong các doanh nghiệp TMĐT.

Kho theo yêu cầu

Kho theo yêu cầu cho phép các doanh nghiệp thuê không gian lưu trữ có sẵn trong thời gian ngắn. Hầu hết các kho này được cung cấp bởi các công ty công nghệ có không gian nhà kho dư thừa. Mô hình này có thể phù hợp khi doanh nghiệp có các sự kiện bán hàng theo mùa, pop-up, etc.

Drop–shipping

Drop-shipping là phương thức phù hợp khi nhà sản xuất kiểm soát toàn bộ chuỗi cung ứng, bao gồm sản xuất, lưu trữ và vận chuyển các mặt hàng. Khi khách hàng đặt hàng trực tuyến, nhà sản xuất sẽ vận chuyển mặt hàng trực tiếp từ nhà máy đến người tiêu dùng, vì vậy người bán không bao giờ xử lý hàng tồn kho.

Vì các nhà sản xuất gửi hàng trực tiếp từ nhà máy nên thời gian vận chuyển thường dài. Với mô hình này doanh nghiệp không cần quản lý hàng tồn kho, nhưng người bán không có quyền kiểm soát số lượng hàng hóa hoặc trải nghiệm của khách hàng.

Nhiều doanh nghiệp đã đưa ra những lựa chọn loại hình kho TMĐT phù hợp cho mình. Tuy vậy, các doanh nghiệp vẫn còn nhận định rằng quy trình vận hành và quản lý kho TMĐT của họ sẽ gần như tương tự với cách thức mà kho truyền thống đang vận hành. Tuy nhiên quy trình quản lý kho hàng truyền thống không được xây dựng để xử lý các nhu cầu cụ thể của thương mại điện tử, chẳng hạn như không gian cho phép sự ra vào thường xuyên của các dòng hàng hóa, sự tiện nghi cần thiết, loại và số lượng đơn đặt hàng nhận được, sự biến động của nhu cầu… Những yếu tố này có thể ảnh hưởng đến năng suất, làm giảm hiệu quả bán hàng. Vì vậy, hệ thống quản lý kho TMĐT được xây dựng để có thể đáp ứng được những nhu cầu đặc thù đó.

Hệ thống quản lý kho thương mại điện tử là gì và chúng có thể giúp bạn như thế nào?

Đối với doanh nghiệp thương mại điện tử, việc quản lý kho bãi hiệu quả là yếu tố quan trọng để đảm bảo sự phát triển trong tương lai. Nhiều doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn trong việc quản lý kho hàng của mình khi đạt đến mức độ phát triển nhất định.

Hệ thống quản lý kho TMĐT là một phiên bản của hệ thống quản lý kho truyền thống, nhưng nó được thiết kế với những tín năng đặc biệt để xử lý kho TMĐT. Dưới đây là một số lý do mà việc sử dụng hệ thống quản lý kho TMĐT có thể mang lại lợi ích cho bạn nhiều hơn hệ thống truyền thống:

Được thiết kế cho các đơn đặt hàng nhỏ lẻ

Các hệ thống quản lý kho truyền thống được sử dụng trong các kho chủ yếu xử lý các đơn đặt hàng có chứa nhiều mặt hàng, số lượng lớn. Do đó, chúng được lập trình để hoạt động với pallet, giá đỡ … nhằm đáp ứng các đơn đặt hàng lớn. Tuy nhiên, các đơn hàng TMĐT chủ yếu là các đơn đặt hàng nhỏ, lẻ. Do đó, kho TMĐT yêu cầu một hệ thống có thể đáp ứng khối lượng lớn các đơn đặt hàng lẻ — điều này bao gồm lập kế hoạch lấy hàng nhanh nhất, phân loại hàng hóa theo đúng đơn hàng, đóng gói và vận chuyển đến đúng địa chỉ. Một hệ thống truyền thống có thể xử lý việc này, nhưng hiệu quả sẽ thấp hơn khi sử dụng một hệ thống được thiết kế đặc thù cho TMĐT.

Có khả năng đáp ứng sự biến động của nhu cầu

Tất cả mọi doanh nghiệp đều phải chú ý đến sự biến động về nhu cầu của người tiêu dùng. Những biến động này thường do xu hướng thay đổi hoặc nhu cầu biến động theo mùa. Tùy thuộc vào loại hình kinh doanh, các biến động đó có thể là cho một sản phẩm cụ thể hoặc toàn bộ danh mục. Doanh nghiệp thương mại điện tử phải đối mặt nhu cầu tăng, giảm cao và thường xuyên. Để đối phó với điều này, các doanh nghiệp cần một hệ thống có thể xử lý lưu lượng truy cập của tất cả khách hàng và đưa ra những báo cáo, phân tích phù hợp.

Quản lý hàng tồn kho chính xác

Nắm bắt số lượng chính xác hàng tồn kho là điều cần thiết đối với bất kỳ loại kho nào, nhưng điều này đặc biệt quan trọng đối với kho TMĐT. Điều này là do số lượng hàng tồn kho thường phải được phản ánh trực tiếp trên trang web TMĐT để khách hàng theo dõi. Thông tin hiển thị số lượng hàng hóa không chính xác có thể để lại ấn tượng xấu, ảnh hưởng đến doanh số bán hàng. Với tính năng quản lý hàng tồn kho chính xác, bạn có thể hiển thị số lượng sản phẩm còn lại trong kho, khuyến khích khách hàng mua hàng của bạn trước khi hết hàng. Hệ thống quản lý kho TMĐT hỗ trợ theo dõi tất cả hàng tồn kho nhập vào và xuất đi, đồng thời tích hợp với nền tảng TMĐT của bạn để đồng bộ hóa dữ liệu.

Xử lý hàng trả lại

Quy trình trả hàng thông thường bao gồm nhiều bước: người mua trả hàng, doanh nghiệp thu thập hàng trả lại, cập nhật kho hàng và trạng thái đơn hàng, cuối cùng thông báo cho khách hàng về trạng thái hàng hóa và hoàn tiền hoặc đổi sản phẩm. Mỗi quy trình này cần được thực hiện đúng thời gian và chính xác.

Hệ thống quản lý kho hàng truyền thống có thể không xử lý được nhiều các đơn hàng hoàn trả nhỏ lẻ cùng một lúc. Vì vậy, điều này có thể dẫn đến sai sót và gây ảnh hưởng đến quá trình hoàn, đổi trả hàng hóa.

Mặt khác, các doanh nghiệp TMĐT có lượng đơn hoản trả cao nhất trong bất kỳ loại hình kinh doanh nào. Do đó, một hệ thống quản lý kho TMĐT được thiết kế để xử lý nhiều đơn hàng hoàn trả đồng thời một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Các doanh nghiệp TMĐT có các yêu cầu và quy trình riêng. Sử dụng hệ thống quản lý kho TMĐT và xây dựng kho TMĐT phù hợp có thể tối ưu hóa đáng kể các hoạt động vận hành, cải thiện khả năng xử lý các thay đổi thường xuyên về nhu cầu, tăng khả năng xử lý các đơn đặt hàng nhỏ lẻ, quản lý số lượng hàng hoàn trả cao, v.v.

*Source: www.zoho.com, www.shipbob.com