Hệ thống quản lý kho hàng (hay WMS) là một giải pháp phần mềm được thiết kế chuyên biệt để doanh nghiệp quản lý hiệu quả tình trạng hàng tồn kho hay các hoạt động trong kho hàng, từ nhận hàng, lưu trữ, lấy hàng đến xuất hàng…. 

Đối với các doanh nghiệp đang triển khai, hệ thống WMS không chỉ nâng cao độ chính xác trong quá trình xử lý đơn hàng, mà còn tối ưu hóa hoạt động của nhân viên kho thông qua việc tự động lập kế hoạch phân công nhiệm vụ một cách hiệu quả. Điều này không chỉ giúp tăng cường hiệu suất mà còn giảm thiểu sai sót không đáng có trong kho. Đồng thời, hệ thống WMS còn cung cấp khả năng theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực, đem đến sự chính xác và kiểm soát toàn diện đối với toàn bộ quá trình vận hành kho thực tế.

Trong bài viết, TSL sẽ phân tích chi tiết mọi khía cạnh liên quan đến hệ thống quản lý kho hàng WMS, bao gồm cách WMS hoạt động, hướng triển khai…. Không chỉ dừng lại ở việc tìm hiểu những khái niệm cơ bản của WMS, mà còn bao gồm thông tin về các tính năng thông minh cập nhật mới nhất 2024 của hệ thống WMS BlueYonder. 

Hệ thống quản lý kho hàng WMS là gì?

Hệ thống quản lý kho hàng (WMS ) là một phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả. WMS có thể tích hợp với nhiều công nghệ tiên tiến như quét mã vạch, RFID, điện toán đám mây,…

Hệ thống quản lý kho hàng (WMS) là một giải pháp phần mềm được thiết kế để hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho và tích hợp với các công nghệ khác nhau, như quét mã vạch, công nghệ RFID, điện toán đám mây và báo cáo…

Với hệ thống WMS, doanh nghiệp có thể:

• Tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho: WMS cung cấp tầm nhìn toàn diện về hàng tồn kho, giúp doanh nghiệp theo dõi số lượng hàng hóa, vị trí lưu trữ,… một cách chính xác.
• Tự động hóa các quy trình kho: Tự động hóa các quy trình kho như nhận hàng, xuất hàng, kiểm kê,… giúp tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành.
• Tích hợp với các hệ thống quản lý doanh nghiệp khác: WMS có thể tích hợp với các hệ thống quản lý doanh nghiệp khác như ERP, DMS,… 

Tóm tắt về lợi ích cơ bản của WMS

• Nâng cao độ chính xác của tồn kho

• Theo dõi mức tồn kho và dòng di chuyển hàng hóa

• Đảm bảo sự thống nhất giữa các bộ phận, thông báo tức thì về số lượng tồn kho khi có đơn đặt hàng.

• Cải thiện hiệu suất của nhân viên kho trong quy trình lựa nhập-xuất hàng, từ đó tăng tốc độ đáp ứng đơn đặt hàng nhanh hơn

• Báo cáo chi tiết về tồn kho, đơn đặt hàng và giao hàng 

So sánh Hệ thống quản lý kho hàng (Warehouse Management System- WMS) VS Hệ thống quản lý tồn kho (Inventory Management System)

Hệ thống quản lý kho hàng WMS có mấy loại?

Có hai loại hệ thống quản lý kho hàng (WMS) phân loại dựa trên tính kết nối bao gồm hệ thống độc lập và hệ thống tích hợp. Theo cấu trúc nền tảng, WMS được phân thành hai loại là giải pháp tại chỗ và trên đám mây, cụ thể như sau:

Hệ thống độc lập và tích hợp

Hệ thống quản lý kho tích hợp thường kết hợp với hệ thống quản lý doanh nghiệp (ERP), liên kết chức năng quản lý kho với sản xuất, bán hàng và kế toán. Dữ liệu giữa các bộ phận này được chia sẻ, giúp quản lý có cái nhìn tổng quan về doanh nghiệp. Ví dụ, trong hệ thống tích hợp, quản lý có thể theo dõi sản phẩm bán chạy và điều chỉnh quy mô lưu trữ hàng dựa trên thông tin này.

Ngược lại, hệ thống quản lý kho độc lập tập trung chủ yếu vào chức năng kho, không liên kết chặt chẽ với các bộ phận khác như bán hàng hay kế toán. Nó thường quản lý chi tiết từng hoạt động trong kho.

Hệ thống WMS tại chỗ và trên đám mây

Giải pháp WMS tại chỗ (On premises)

WMS tại chỗ (WMS on premises) là phần mềm mua một lần và cài đặt trên máy tính của doanh nghiệp. Doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm lưu trữ và bảo trì cả phần cứng và phần mềm. Mặc dù mang lại sự kiểm soát chặt chẽ về dữ liệu, nhưng điều này đi kèm với chi phí trả trước lớn và khó tăng giảm quy mô.

Ưu điểm:

• Toàn quyền kiểm soát về thiết kế và tính năng.
• Không có chi phí đăng ký, chỉ cần chi trả phí lắp đặt và bảo trì một lần.
• Hệ thống được triển khai tại nơi làm việc.

Nhược điểm:

• Hạn chế tăng giảm user mới.
• Yêu cầu đội ngũ công nghệ thông tin nội bộ để bảo trì.

Hệ thống WMS trên đám mây (SaaS)

Với doanh nghiệp vừa và nhỏ, WMS trên đám mây là lựa chọn chi phí hiệu quả. Hệ thống này thường được tính phí dựa trên nguyên tắc đăng ký, với dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ từ xa. Việc bảo trì và cập nhật phần mềm do nhà cung cấp quản lý.

Ưu điểm:

• Chi phí linh hoạt theo nhu cầu sử dụng.
• Dễ dàng điều chỉnh quy mô.
• Bảo mật dữ liệu cao hơn so với WMS tại chỗ.
• Truy cập hệ thống mọi nơi, mọi lúc.

Nhược điểm:

• Không phù hợp với các doanh nghiệp có quy trình phức tạp.

Các tính năng cơ bản của Hệ thống Quản lý Kho WMS

Dưới đây là một tổng quan về luồng vận hành và tính năng cơ bản của một Hệ thống Quản lý Kho (WMS) thông thường:

• Ghi nhận thông tin hàng hóa: Khi hàng hóa được nhập kho, nhân viên kho sẽ quét mã vạch hoặc thẻ RFID trên mỗi sản phẩm để ghi nhận thông tin về số lượng và vị trí của chúng. Việc này giúp đảm bảo rằng kho của bạn luôn có dữ liệu tồn kho chính xác, đồng thời giảm thiểu sai sót trong việc lập hồ sơ lưu trữ.
• Xác định vị trí lưu trữ: Hệ thống WMS giúp sắp xếp hàng hóa trong kho một cách khoa học và hiệu quả. Để làm được điều này, hệ thống sẽ xem xét các yếu tố như kích thước, trọng lượng và tần suất sử dụng của sản phẩm. Ví dụ, các sản phẩm có kích thước lớn và nặng sẽ được đặt ở những khu vực có lối đi rộng rãi để xe nâng thuận tiện di chuyển. Các sản phẩm có tần suất xuất-nhập cao sẽ được đặt ở những vị trí gần khu vực lấy hàng để rút ngắn thời gian lấy hàng. Sau khi xác định vị trí của từng sản phẩm, hệ thống sẽ ghi lại thông tin này vào cơ sở dữ liệu tổng hợp. Điều này giúp nhân viên kho dễ dàng tìm kiếm sản phẩm cần thiết khi thực hiện các công việc như lấy hàng, kiểm kê,…
• Quản lý tồn kho: Quản lý tồn kho là một trong những chức năng quan trọng nhất của hệ thống WMS. WMS giúp theo dõi số lượng, vị trí và chuyển động của mọi sản phẩm trong kho…
• Tạo ra danh sách và kế hoạch lấy hàng: Khi nhận được một đơn hàng, hệ thống WMS sẽ sử dụng dữ liệu vị trí đã lưu trữ để hướng dẫn nhân viên kho hàng chọn hàng theo lộ trình tối ưu nhất. Nhờ vậy, nhân viên có thể tiết kiệm thời gian di chuyển và chọn chính xác hàng hóa chỉ định. 
• Cập nhật tồn kho theo thời gian thực: Khi hoàn thành đơn hàng, WMS tự động cập nhật số lượng sản phẩm còn lại trong kho, giúp doanh nghiệp luôn nắm rõ số lượng sản phẩm trong kho. WMS còn tạo ra báo cáo chi tiết về hoạt động kho, giúp bạn theo dõi thực tế vận hành và khu vực cần cải thiện trong quy trình quản lý kho. 

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều lựa chọn và phương án hợp tác đa dạng cho việc ứng dụng hệ thống WMS vào doanh nghiệp và kho hàng thực tế.

Tại sao các Khách hàng lại lựa chọn đồng hành cùng TSL và Blue Yonder?

Về TSL

Công ty TNHH Giải Pháp Tổng Thể Logistics (TSL) được thành lập nhằm đồng hành cùng doanh nghiệp Việt xây dựng mạng lưới Logistics tích hợp hoá trở thành một hệ sinh thái mà mọi doanh nghiệp có thể chia sẻ, tối ưu hóa nguồn lực cũng như nâng cao năng lực cạnh tranh. TSL không ngừng đổi mới về công nghệ và giải pháp để các doanh nghiệp khách hàng có thể cạnh tranh trên thị trường quốc tế nói chung và ở tầm khu vực nói riêng. Hiện nay, lĩnh vực hoạt động của TSL bao phủ da dạng và xuyên suốt nhiều ngành nghề, bao gồm: 3PLs, Bán lẻ, Phân phối, Sản xuất, Thương mại điện tử, Kho hàng, Dược phẩm, Thời trang…

TSL hiện đang là đối tác chính thức phân phối, triển khai các giải pháp Logistics và Chuỗi cung ứng tại Việt Nam: Blue Yonder (tiền thân là JDA) và SOTI – những thương hiệu hàng đầu thế giới. Ngoài giải pháp Quản lý kho hàng (BY WMS), TSL còn phân phối và triển khai các giải pháp: Quản lý vận tải (Transportation Management System), Quản lý danh mục hàng hóa (Content Management System), Dự báo nhu cầu (Demand Forcasting) và Quản lý thiết bị di động (Mobi Control)… Bên cạnh đó, TSL còn là đại lý chính thức của Honeywell và Zebra, chuyên cung cấp các thiết bị mã vạch như máy in mã vạch, máy quét, tích hợp được trong dây chuyền sản xuất và có dịch vụ tư vấn cung cấp dịch vụ hạ tầng CNTT đạt chuẩn công nghiệp.

Về Blue Yonder

Blue Yonder (tiền thân là JDA) là công ty hàng đầu thế giới về các giải pháp kỹ thuật số cho chuỗi cung ứng và thực hiện thương mại đa kênh. Nền tảng end-to-end thông minh của Blue Yonder cho phép các nhà bán lẻ, nhà sản xuất và nhà cung cấp dịch vụ hậu cần tối ưu hóa các quyết định kinh doanh, tạo ra một chuỗi cung ứng có lợi hơn trong khi mang lại trải nghiệm liền mạch và vượt trội cho khách hàng của họ.

Blue Yonder có một bề dày về kinh nghiệm, chuyên môn và quy mô chuyển đổi chuỗi cung ứng, đã được chứng minh hơn 35 năm gắn bó với khách hàng. Hơn thế, Blue Yonder vẫn đang mạnh dạn mở đường cho chuỗi cung ứng tự chủ cho các doanh nghiệp, liên tục đầu tư và phát triển các cải tiến mới đồng thời giúp khách hàng trong nhiều lĩnh vực sản xuất, hậu cần logistics và bán lẻ… luôn đi trước xu hướng.

Giải pháp Quản lý kho hàng thông minh của Blue Yonder (BY WMS)

Giải pháp quản lý kho hàng của Blue Yonder được TSL phân phối triển khai độc quyền tại thị trường Việt Nam đã vượt qua những thách của CNTT truyền thống trong quản lý bằng cách hội tụ những tiêu chuẩn tốt nhất. Trước hết, việc hợp tác với Microsoft thông qua tích hợp trên Microsoft Azure đã là một điểm sáng quan trọng góp phần gia tăng giá trị mà giải pháp mang lại. Chính sự hợp tác này sé giúp khách hàng xây dựng một hệ sinh thái trên nền tảng đám mây để tối ưu hóa khả năng đáp ứng hệ thống, bỏ gánh nặng của chu trình công nghệ và vẫn đảm bảo tính khả dụng của hệ thống.

Giải pháp được ứng dụng công nghệ để tối ưu hóa nhiệm vụ, đảm bảo mọi khía cạnh trong quy trình quản lý hàng hóa trong phạm vi kho hàng. Bên cạnh đó, BY WMS cũng luôn sẵn sàng cho việc tích hợp với các hệ thống quản lý khác của khách hàng như hệ thống ERP, DMS, TMS… thông qua bộ API chuẩn hay tích hợp với các thiết bị quản lý trong kho như máy quét mã vạch, máy in mã vạch…

Quy trình của BY WMS sẽ đi từ việc quản lý sân bãi khi xe đến, nhập hàng vào kho, quản lý tồn kho, quản lý công việc của nhân công thông qua thiết bị RF và cuối cùng là xuất hàng ra khỏi kho. Tại mỗi giai đoạn trong chu trình quản lý kho, BY WMS còn có nhiều tính năng tự động nâng cao khác giúp cho quá trình tìm kiếm, vận chuyển, nhập xuất kho được tiến hành một cách khoa học và tối ưu hơn, giúp tiết kiệm chi phí, thời gian và nhân lực. Đây là thành quả từ các ứng dụng của Blue Yonder về Trí tuệ nhân tạo (AI) và Máy học (ML) – một lợi thế cạnh tranh so với những đối thủ khác cùng phân khúc trong thị trường.

Lợi ích từ hệ thống này mang lại: Giảm 50% chi phí hàng năm, tăng 40% số lượng hàng hoá, cải thiện 100% độ chính xác tồn kho. (Nguồn: Theo thống kê từ hơn 841 khách hàng đã triển khai BY WMS trên toàn cầu)