Tổn thất mang tên “đăng kiểm xe” trong quản lý vận tải

18/12/2023

Trong vận tải, đăng kiểm xe là một yêu cầu bắt buộc và cần thiết để đảm bảo tình trạng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường cho phương tiện đường bộ nói chung. Tuy nhiên, ở Việt Nam quy trình đăng kiểm thường gặp phải nhiều vấn đề và trở ngại. Không chỉ các cá nhân sở hữu phương tiện mà còn khiến nhiều doanh nghiệp vận tải rơi vào tình trạng tổn thất do chờ đăng kiểm. Sự chậm trễ này không chỉ gây thiệt hại tài chính mà còn ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động kinh doanh và uy tín của các doanh nghiệp.

Hiện tại, đối với các loại chuyên dụng trong vận chuyển hàng hóa như ô tô chuyên dùng, ô tô đầu kéo, rơ moóc, sơ mi rơ moóc… theo quy định có khoảng từ 12-24 tháng cho mỗi lần đến hạn đăng kiểm. Nếu hết hạn đăng kiểm, xe sẽ không thể lưu thông, thất thu hàng trăm triệu đồng. Bên cạnh đó, hàng loạt hợp đồng chở hàng xuất nhập khẩu, hàng tiêu dùng trên toàn quốc của doanh nghiệp có thể bị đình trệ, nguy cơ bị đối tác phạt hợp đồng hiện hữu. Vì vậy, với những doanh nghiệp đang vận hành đội xe của riêng mình, việc chú ý thời gian sắp xếp cho xe là điều cần chú ý cho quá trình vận hành.

Một trong những vấn đề chính là thời gian chờ đợi để hoàn tất quá trình đăng kiểm. Tại nhiều nơi, số lượng xe đăng kiểm đông đúc dẫn đến việc các doanh nghiệp phải chờ đợi hàng giờ hoặc thậm chí hàng ngày trước khi xe được kiểm tra và cấp giấy chứng nhận. Thời gian chờ đợi này gây ra sự bất tiện và gián đoạn trong hoạt động vận tải hàng ngày, dẫn đến mất cơ hội kinh doanh và tiềm ẩn rủi ro về lịch trình giao hàng.

Đi kèm với đó, chi phí đăng kiểm cũng là một vấn đề đáng lo ngại đối với các doanh nghiệp vận tải. Các chi phí liên quan đến đăng kiểm sẽ bao gồm phí kiểm tra, phí cấp giấy chứng nhận, và các chi phí phát sinh khác có thể gây áp lực lên ngân sách của doanh nghiệp, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Điều này có thể làm giảm lợi nhuận và đòi hỏi doanh nghiệp phải tăng giá vận chuyển, ảnh hưởng đến sự cạnh tranh trong ngành.

Hơn nữa, sự thiếu rõ ràng về quy trình đăng kiểm cũng là một vấn đề khó khăn cho doanh nghiệp vận tải. Thông tin không chính xác hoặc không đầy đủ về quy trình đăng kiểm có thể dẫn đến sự lúng túng và chậm trễ trong việc thực hiện các thủ tục đăng kiểm. Doanh nghiệp phải mất thời gian và công sức để hiểu rõ các quy định và luật pháp liên quan, đồng thời đảm bảo tuân thủ đúng quy trình để tránh những sai sót không đáng có.

Trong đầu năm 2023, trong mỗi lần đăng kiểm mỗi xe trung bình phải dừng hoạt động 2-3 ngày để sửa chữa, thay phụ tùng rồi mất vài ngày đưa đi kiểm định. Cứ dừng hoạt động một tuần, mỗi xe mất doanh thu 25-30 triệu đồng, trong khi các chi phí cố định gần chục triệu đồng doanh nghiệp vẫn phải trả.

Để giải quyết tình trạng tổn thất do chờ đăng kiểm xe, doanh nghiệp vận tải cần chủ động có những giải pháp trước khi chờ thay đổi cải thiện từ nghị định chính phủ:

Chuẩn bị hồ sơ đăng kiểm: doanh nghiệp cần đảm bảo rằng hồ sơ đăng kiểm của từng xe được điền đầy đủ và chính xác trước khi đăng kiểm, giúp tránh những sai sót và tốn thời gian do việc phải điều chỉnh thông tin.
Thực hiện bảo trì và sửa chữa định kỳ: Điều này giúp tránh việc mất thời gian chờ đợi chỉ để sau đó phải đưa xe về sửa chữa vì không đạt kiểm định. Việc này không chỉ tốn thời gian mà còn gây thêm chi phí không đáng có.
Sắp xếp đăng kiểm xe định kỳ: Điều này giúp đảm bảo một phần xe trong đội luôn trong trạng thái còn hạn để vận hành.
Lập kế hoạch đăng kiểm đúng thời hạn: đây là yếu tố hết sức quan trong, doanh nghiệp cần phải lập kế hoạch đăng kiểm đúng thời hạn cho toàn bộ đội xe, không chờ hết hạn. Việc đăng ký đúng thời hạn giúp tránh tình trạng phải chờ đợi đăng kiểm gây tổn thất cho doanh nghiệp.

Những giải pháp như trên có thể được giải quyết nhanh hơn, hiệu quả hơn với tính năng lập kế hoạch và quản lý đăng kiểm tự động trong giải pháp Quản lý vận tải TMS(Transportation Management System).

Bên cạnh đó, ngoài ra câu chuyện về đăng kiểm xe, doanh nghiệp còn phải lo nhiều vấn đề gây tổn thất tài chính và nhân lực khác như: quy trình lên thông tin đơn hàng và chỉ định tốn thời gian, thủ tục giao nhận thủ công, quãng đường di chuyển phụ thuộc vào tài xế, …

Những vấn đề phổ biến trong hỗ trợ doanh nghiệp vận tải điều hành, quản lý đội xe như vậy có thể được hệ thống TMS quản lý toàn diện với chi phí đầu tư hợp lý, linh hoạt, triển khai nhanh chóng, …

Giải pháp Quản lý vận tải TMS, người quản lý có thể nhận được thông tin chính xác và kịp thời các cập nhật trạng thái của xe và trạng thái của đơn hàng theo thời gian thực; tối ưu các tuyến đường và phương thức giao hàng cho tài xế. Không chỉ vậy, với khả năng tích hợp mạnh mẽ TMS còn hỗ trợ khách hàng trên nhiều thiết bị khác nhau có thể quản lý thông tin đơn hàng, hiệu suất giao hàng và có báo cáo thống kê trực quan, chính xác mọi lúc, mọi nơi.