Cách mà các doanh nghiệp 3PL triển khai WMS tốt hơn!
Thay đổi có khó không?
Nhiều doanh nghiệp vẫn còn giữ tư tưởng này để rồi chậm phát triển. Thậm chí, một số doanh nghiệp vẫn còn duy trì tác phong làm việc “Nếu nó không hỏng thì đừng cố sửa nữa”. Thế nhưng, những tác động của đại dịch Covid cũng như sự phát triển của thương mại điện tử đã thức tỉnh nhiều doanh nghiệp vẫn còn chậm trễ trong việc thay đổi. Vấn đề bây giờ không phải là có nên thay đổi hay không mà quản lý những thay đổi đó thế nào để tốt hơn và để nhận được sự đồng thuận của tất cả mọi người.
Thực trạng của các doanh nghiệp 3PL
Trên thực tế, 2 năm qua có thể nói là một cơ hội lớn đối với các doanh nghiệp 3PL. Hoạt động offline bị hạn chế, hoạt động online chiếm ưu thế hơn. Tuy nhiên, điều này cũng đưa ra những thách thức về mở rộng quy mô và đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng.
Các doanh nghiệp 3PL cần xem xét thay đổi công nghệ và phần mềm của họ để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng kho của họ. Tuy nhiên, việc thay đổi cũng gặp một số rào cản lớn từ tâm lý của nội bộ nhân viên. Vì vậy, các doanh nghiệp 3PL cần xây dựng một quy trình triển khai minh bạch, khoa học học hơn.
Các bước doanh nghiệp 3PL cần lưu ý khi triển khai WMS
Triển khai hệ thống quản lý kho (WMS) là một trong những thay đổi lớn nhất và quan trọng nhất của các nhà kho. Để việc triển khai đạt hiệu quả nhất, doanh nghiệp cần làm theo các bước sau:
Bước 1. Chỉ định một người quản lý dự án nội bộ.
Mặc dù WMS sẽ mang lại lợi ích cho nhiều bộ phận của doanh nghiệp, nhưng nếu có một chủ sở hữu nội bộ rõ ràng thì việc triển khai phần mềm này mới thật sự mang lại thành công. Bởi khi có một bộ phận phụ trách, họ sẽ là người thật sự hiểu về hệ thống và tham gia sâu vào dự án cho đến khi hoàn thiện.
Bước 2. Tìm kiếm phản hồi từ những người phản đối
Khi áp dụng công nghệ mới cho nhà kho, sẽ luôn có các thành viên trong nhóm chống lại sự thay đổi. Vậy, việc quan trọng là hãy tìm hiểu xem tại sao họ không chấp nhận thay đổi. Việc này không chỉ giúp doanh nghiệp nhìn nhận rõ về các quan điểm khác nhau mà còn giúp những người phản đối hiểu rõ hơn về hệ thống khi những trăn trở của họ đều có câu trả lời thỏa đáng.
Bước 3. Xác định các chỉ số hiệu suất chính (KPI)
Cách tốt nhất để các thành viên dùng đồng thuận, cùng nhìn thấy những lợi ích mà giải pháp mới mang lại đó là hãy cho họ nhìn thấy kết quả thực tế, bắt đầu từ việc đặt ra chỉ tiêu KPI cho việc thay đổi này.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần đi chi tiết hơn về những điểm cần cải thiện (ví dụ: chọn độ chính xác, năng suất, thời gian chọn, độ chính xác của hàng tồn kho) và tìm kiếm các mục tiêu cải tiến có thể định lượng được. Một khi mọi người hiểu được kết quả mong muốn, họ sẽ chấp nhận những thay đổi cần thiết để đạt được các mục tiêu chung.
Bước 4. Xây dựng một kế hoạch dự án
Xây dựng một dự án là vẽ ra một bức tranh tổng quan về những việc bạn cần làm có kế hoạch thời gian cụ thể. Đảm bảo rằng bạn có các nhiệm vụ chính, các mốc quan trọng của dự án, kỳ vọng, ngày cần được hoàn thiện. Với mỗi đầu công việc, cần có một bộ phận phụ trách chính, để họ có thể nắm bắt công nghệ trong suốt quá trình thực hiện.
Bước 5. Xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ
Những gì người nhân viên không biết đều có thể trở thành mối trăn trở với họ. Bằng cách giao tiếp sớm hơn, thường xuyên hơn sẽ giúp nhân viên cảm thấy mình là một phần của giải pháp và sẽ có thời gian để học và hiểu về mục tiêu của việc ứng dụng WMS.
Rất nhiều trường hợp, nhân viên thường cảm thấy như ứng dụng WMS sẽ làm gián đoạn hoặc thay thế công việc của họ, điều này dẫn đến lo sợ. Bởi vậy, hãy trao đổi nhiều hơn, truyền đi thông điệp rằng WMS sẽ giúp họ quản lý công việc một cách khoa học hơn, có thể giúp thăng tiến sự nghiệp của họ, làm cho công việc của họ dễ dàng hơn và cho phép tăng trưởng nhiều hơn trong tương lai.
Bước 6. Khởi chạy phần mềm trong nội bộ
Sau khi triển khai WMS cần có một giai đoạn chạy thử để biết phần mềm đang hoạt động thế nào. Trong giai đoạn thử nghiệm này, tất cả các thành viên trong dự án đều tham gia vào việc đánh giá, đưa ra các phản hồi và giúp giải quyết những vấn đề mà phần mềm đang gặp phải.
Thông thường, doanh nghiệp cần tổ chức các cuộc họp hàng tuần, thậm chí hàng ngày để mọi người cùng tham gia đánh giá. Sau khi bạn đã thử nghiệm phần mềm với tất cả thành viên trong dự án không có vấn đề gì, bạn có thể tự tin phần mềm đã gần như hoàn thiện.
Thay đổi rất khó, nhưng bạn có làm cho nó dễ dàng hơn bằng cách làm theo các bước đơn giản như trên. Một quy trình làm việc với đầy đủ các bước sẽ giúp doanghiệp triển khai WMS một cách hiệu quả nhất và thay đổi cách thức nhìn nhận vấn đề của toàn bộ nhân sự trong công ty.
TSL luôn sẵn sàng lắng nghe các ý kiến thắc mắc và đưa ra phương án giải quyết tốt nhất. Trên cương vị là đối tác triển khai WMS của Blue Yonder tại Việt Nam, TSL sẽ giúp doanh nghiệp tìm ra phương án tối ưu nhất trong việc công nghệ hóa hệ thống. Liên hệ ngay với chúng tôi nếu có bất kỳ khó khăn nào.
