Cách để vượt qua các thách thức trong quản lý hàng tồn kho dược phẩm

Mỗi chuỗi cung ứng phụ thuộc vào quản lý kho hiệu quả, nhưng đối với ngành công nghiệp dược phẩm sẽ có thêm nhiều thách thức khác phức tạp hơn các nhóm ngành công nghiệp khác. Không ai có thể phụ nhận rằng đại dịch Covid 19 đã cho chúng ta thấy rõ tầm quan trọng của các quy trình logistics xung quanh hàng hóa dược phẩm. Cần phải hiểu rằng các yêu cầu đối với quản lý kho trong ngành dược phẩm là vô cùng phức tạp bởi hầu như không có ngành nào khác phải đáp ứng các yêu cầu về độ an toàn cao như ngành dược phẩm. Và chung quy lại, quản lý hàng tồn kho vẫn luôn là một thách thức hàng đầu được đặt ra trong ngành dược phẩm…

Những thách thức trong quản lý hàng tồn kho của ngành công nghiệp Dược phẩm

Kiểm soát nhiệt độ

Các yếu tố như điều kiện môi trường, đặc biệt là nhiệt độ có thể ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng của các sản phẩm dược. Tùy thuộc vào loại sản phẩm mà sẽ được lưu trữ trong các kho như: kho thường, kho lạnh, kho đông… ví dụ những sản phẩm như vaccine sẽ phải yêu cầu lưu trữa trong nhiệt độ lạnh hoặc đông. Do đó, việc không cung cấp nhiệt độ thích hợp trong quá trình bảo quản và vận chuyển dược phẩm có thể dẫn đến tình trạng hư hỏng hàng, gây lãng phí và tốn nhiều chi phí. Nếu không đảm bảo việc giám sát và kiểm soát nhiệt độ trong các thùng chứa hoặc phòng chứa lạnh thì đây chắc chắn là những lỗ hổng cực kỳ nguy hiểm. Điều này làm cho dây chuyền lạnh khó duy trì.

Quản lý đơn hàng

Thông tin nhu cầu hoặc dữ liệu về sự sẵn có của các nguyên vật liệu ở các cấp độ khác nhau của chuỗi cung ứng là những yếu tố ra quyết định chính trong quản lý đơn hàng. Đối với các công ty sản xuất dược phẩm, một vấn đề then chốt là liên kết sản xuất. Điều này liên quan đến việc cung cấp nguyên liệu thô cho sản xuất và chuyển thành phẩm từ nơi sản xuất đến kho. 

Việc thiếu thông tin hiển thị và theo dõi không chính xác sẽ khiến cho khâu quản lý đơn hàng chỉ dựa vào các ước lượng và kinh nghiệm. Do đó, các đơn đặt hàng có thể đến không đầy đủ, không chính xác hoặc chậm trễ, điều này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến tính sẵn có của sản phẩm và việc quản lý hàng tồn kho tổng thể của nguồn cung cấp dược phẩm.

Quy cách đóng gói và ghi nhãn

Đặc thù hàng dược phẩm thường có nhiều quy cách đóng gói  và cũng có nhiều cấp độ quản lý hàng như: cái,vỉ, hộp, thùng chứa hộp, pallet. Bên cạnh đó, ghi nhãn chính xác là một thách thức khác biệt hoàn toàn đối với các nhà quản lý kho dược phẩm. Các quy định về ghi nhãn của dược phẩm được thể hiện qua Thông tư 01/2018/TT-BYT của Bộ Y tế ban hành Quy định ghi nhãn thuốc, nguyên liệu làm thuốc và tờ hướng dẫn sử dụng thuốc, thông tư có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/6/2018.

Sự phụ thuộc vào nguồn nhân lực

Việc thiếu các nhân sự đủ năng lực để lấp đầy các vị trí liên quan đến hậu cần trong các công ty dược phẩm đang được coi là một mối đe dọa lớn đến hiệu suất và hiệu quả của khâu quản lý hàng tồn kho dược phẩm. 

Bên cạnh đó, nó cũng để lại những trách nhiệm chính bao gồm việc thực hiện các tính toán và quyết định của chuỗi cung ứng mà không cần giám sát. 

Theo dõi và kiểm tra hàng hoá

Vấn đề quản lý hàng tồn kho bao gồm cả việc quản lý các quy cách của hàng hoá. Đối với quản lý thủ công, nhân công sẽ không biết được quy cách của hàng hoá, từ đó mình sẽ không tính toán được các phương thức chất xếp, loại hình kệ/rack phù hợp cũng như phương tiện thiết bị handle sao cho hiệu quả và tối ưu. Ví dụ: Số lượng bao nhiêu thùng trên một pallet sẽ là chẵn để mà đưa vào những cái vị trí rack/kê phù hợp.

Khả năng hiển thị lô hàng

Một khi nhà sản xuất gửi sản phẩm đi giao, việc theo dõi trạng thái của sản phẩm ở các cấp độ khác nhau của chuỗi cung ứng sẽ trở nên khó khăn. Bên cạnh đó, cả nhà sản xuất và người nhận đều không biết chính xác ngày nào sản phẩm sẽ đến.

Vượt qua thách thức quản lý hàng tồn kho ngành Dược phẩm

May mắn thay, nhiều vấn đề trong quản lý hàng tồn kho hiện nay có thể được hưởng lợi nhờ việc triển khai phần mềm quản lý kho hàng (WMS). Chúng tôi hỗ trợ các doanh nghiệp kho vận trong việc điều chỉnh các quy trình kho hàng phù hợp với nhu cầu cụ thể của ngành và làm cho các quy trình hoạt động của bạn hiệu quả, minh bạch và tiết kiệm chi phí hơn. Dưới đây, chúng tôi sẽ đưa ra một số cách thức mà WMS có thể mang lại lợi ích cho kho dược phẩm của bạn.

Độ nhạy về thời gian

Một trong những yếu tố quan trọng nhất của việc cung ứng dược phẩm là theo dõi hạn sử dụng của thuốc. WMS có thể lưu giữ ngày tháng và vị trí sản phẩm, cùng với thông tin quan trọng khác. Điều này không chỉ giúp đảm bảo hàng hóa bạn lưu trữ và di chuyển an toàn hơn mà còn có thể giảm đáng kể những sản phẩm quá hạn phải huỷ bỏ.

Hiển thị và theo dõi theo thời gian thật

Hệ thống quản lý kho hàng WMS cung cấp cho công ty khả năng theo dõi vị trí và việc sử dụng hàng tồn kho trong suốt quá trình vận hành kho, tại nhiều địa điểm kho, trong nhiều trung tâm phân phối và cửa hàng. Các lợi ích cũng bao gồm kiểm soát kiting, sản xuất và WIP, cũng như theo dõi thành phần và hàng hóa thành phẩm.

Chức năng WMS sẽ cho phép bạn sử dụng tốt hơn không gian khối. Nó cũng duy trì một bản kiểm toán vững chắc của mọi vị trí thùng / vị trí kho và các mặt hàng đã được lưu trữ từ khi nhận thông qua vận chuyển bằng cách giao dịch bán hàng, trả lại, điều chỉnh, v.v., cũng như mặt trái hoặc theo sản phẩm, nơi có mục đã được định vị.

Quản lý nhân lực   

Lao động chiếm 70% tổng chi phí thực hiện cho mỗi đơn hàng, khi xem xét tất cả các chi phí không bao gồm vận chuyển ra nước ngoài. Không có không gian để liệt kê nhiều chức năng lao động sẽ trở thành hỗ trợ máy tính và loại bỏ các thao tác thủ công. Hệ thống quản lý kho theo dõi tất cả các công việc được thực hiện, ai đã hoàn thành công việc và mất bao lâu.

Module quản lý nhân lực cũng giúp các nhà quản lý giám sát và đánh hiệu suất làm việc của người lao động. Bảng chỉ số đo lường hiệu suất công việc (KPIs) giúp nhà quản lý giúp nhà quản lý dễ dàng đánh giá hiệu suất công việc của người lao động đang thực hiện ở trên hay dưới tiêu chuẩn.

Khả năng tích hợp với các thiết bị hardware

Giải pháp phần mềm WMS & hệ thống barcode kiểm soát lượng hàng hóa trong kho giúp đưa đưa ra các báo cáo tình trạng kho không chỉ ở lượng hàng tồn kho mà còn ở lượng hàng xuất và nhập. Với mỗi một hệ thống sử dụng trong kho vận được kết nối thông qua hệ thống wifi chung của kho vận đảm bảo kiểm soát lượng hàng hóa. Tình trạng hàng hóa trong kho được quản lý thông qua hệ thống server các hệ kho vận, được cập nhật qua hệ thống máy chủ, máy tính bảng và smartphone được truy cập vào hệ thống phần mềm thông qua các tùy biến với mỗi tài khoản được cấp riêng theo chức năng.

Các giải pháp có thể tùy chỉnh

WMS được thiết kế để có thể tùy chỉnh phù hợp với tất cả các loại dự án, vì vậy, bất kể nhu cầu của bạn là gì, bạn sẽ có thể tìm thấy công nghệ hoặc có thể cá nhân hóa phần mềm của mình để hợp lý hóa các quy trình của mình. Ví dụ: nếu bạn cần theo dõi truy xuất nguồn gốc và lưu trữ phù hợp hoặc hệ thống chọn và đóng gói được cá nhân hóa, đừng làm – hãy nghiên cứu các tùy chọn có sẵn cho bạn. Nếu bạn không thể tìm thấy giải pháp cho yêu cầu lưu kho đặc biệt phức tạp, hãy nói chuyện với nhà cung cấp WMS của bạn về những gói, tiện ích bổ sung và dịch vụ cá nhân hóa mà họ có thể cung cấp.

Đây chỉ là một số cách WMS đang nâng cao chuỗi cung ứng dược phẩm. Là đối tác của Blue Yonder tại thị trường Việt Nam, TSL là giúp nhiều doanh nghiệp chuyển đổi chuỗi cung ứng. Chúng tôi giúp các khách hàng đạt được những cải thiện tích cực về doanh thu, nâng cao sự hài lòng và tiết kiệm chi phí.

Liên hệ ngay để được tư vấn và demo 1:1 hoàn toàn miễn phí!