5 bước để tối ưu hóa hàng tồn kho: Đã đến lúc đưa bước Lập kế hoạch vào Quản lý đơn hàng

22/09/2022

Làm cách nào để các nhà bán lẻ có thể để hàng tồn kho được đặt ở vị trí tối ưu cho chặng cuối cùng của hành trình? Liên kết giữ hoạch định nhu cầu (demand) và sự hoàn thiện đơn hàng (fulfillment) với lập kế hoạch hàng tồn kho vẫn là một lợi thế tiềm năng để đáp ứng được sự kỳ vọng của khách hàng hay người tiêu dùng không chỉ là về tốc độ và sự tiện lợi mà còn cả tính bền vững trong tương lai.

Về cơ bản, người mua hàng luôn muốn đơn hàng của mình đáp ứng một cách nhanh chóng với mức giá thấp nhất. Đối với nhà bán lẻ, điều này kết hợp các cân nhắc về việc thực hiện bao gồm thu thập, vận chuyển từ cửa hàng, nhu cầu về các trung tâm thực hiện, các mô hình logistics khác nhau, việc sử dụng các đối tác vận tải bên thứ ba, v.v.

Nhưng những công cụ và phương pháp này chỉ có thể đạt được thành công nếu hàng tồn kho đã gần đến mức nhu cầu thực sự.

Dưới đây là 5 cân nhắc chính có thể giúp hiện thực hóa mục tiêu này:

1. Vị trí

Hiện tại, có sự khác biệt giữa cách đo lường nhu cầu và địa điểm đáp ứng và hoàn thiện đơn hàng. Ví dụ: nếu bạn là một nhà bán lẻ thời trang và kho quần áo mùa hè của bạn nằm trong một khu vực dự kiến sẽ có mưa vào những ngày sắp tới, bạn có thể đã lên kế hoạch bổ sung tổng thể một cách hiệu quả, nhưng hoàn thành nhanh chóng sẽ là một thách thức. Cách các nhà bán lẻ hiện đang sử dụng dữ liệu lập kế hoạch để tái bổ sung và thúc đẩy vị trí hàng tồn kho đang đi ngược lại với những yếu tố mang tính thuận tiện cho khách hàng.

Những mức tăng đột biến kỳ vọng này phải được đưa vào quy trình lập kế hoạch vị trí hàng tồn kho ban đầu, để đảm bảo giảm độ trễ của giai đoạn phân phối khi khách hàng nhấp vào “click”.

2. Tốc độ và sự tiện lợi

Viêc áp dụng các công cụ trí tuệ nhân tạo để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người tiêu dùng là một bước thay đổi, nhưng tính liên kết giữa các giải pháp chuỗi cung ứng, qua việc lập kế hoạch và quản lý đơn hàng, mới là điểm mà các nhà lập kế hoạch cần quyết định nên xem xét.

Tại Mỹ, một cuộc khảo sát từ tháng 11 năm 2020 nhấn mạnh rằng số lượng khách hàng ưu tiên sự tiện lợi trong các chuyến đi mua sắm của họ đã tăng gần gấp bốn lần so với thời điểm bắt đầu đại dịch. Ở châu Âu, tình hình cũng không khác, với một nghiên cứu tại Vương quốc Anh năm 2021 xác nhận rằng, đối với hơn 3/4 người tiêu dùng, yếu tố chính thúc đẩy họ muốn mua sắm trực tuyến nhiều hơn là sự tiện lợi.

Lưu ý, sự tiện lợi không chỉ có nghĩa là “as quick as you can” – “càng nhanh càng tốt”. Đôi khi, nó có thể có nghĩa là: “right now” – “ngay bây giờ”, tức là bạn chỉ có thể đáp ứng nhu cầu đó nếu hàng tồn kho của bạn ở gần.

3. Công nghệ “toàn diện”

Thông thường, thông qua các hệ thống của mình, các nhà bán lẻ có thể xem xét việc quản lý đơn hàng và điều phối các thuộc tính thực hiện. Lúc này, việc lập kế hoạch như một hệ thống thứ hai, hoàn toàn độc lập

Vị trí hàng tồn kho hoàn toàn bị loại khỏi điều kiện hoạch buộc để lập kế hoạch, bởi chúng không được xem một phần của nền tảng quản lý đơn hàng truyền thống. Sự cần thiết là một cái nhìn tổng thể hơn về cơ sở hạ tầng công nghệ, để đưa các xu hướng thực hiện vào quá trình lập kế hoạch kiểm kê ban đầu.

Để đơn giản hóa khái niệm này, hãy nghĩ về quản lý đơn hàng ở ba khía cạnh: Bổ sung hàng tồn kho đúng vị trí; Sắp xếp đúng vị trí thực hiện; Thực hiện việc hoàn thiện đơn hàng đó với đúng dịch vụ logistics

4. Quan trọng hoá chặng đầu hơn chặng cuối của tiến trình giao hàng

Thay đổi tư duy công nghệ theo ý muốn của các nhà bán lẻ là phải là không dễ dàng, vì hầu hết các giải pháp Quản lý đơn hàng (Order Management Solutions – OMS) chưa bao giờ có sự liên kết với việc lập kế hoạch hàng tồn kho. Những nhà tư vấn thường đưa ra lời khuyên về sự hoàn thiện đơn hàng tối ưu, nhưng không tính đến việc hàng tồn kho ở đúng vị trí. Sự thiếu hụt trong kho hàng gần đó chắc chắn dẫn đến việc khách hàng không hài lòng khi đơn đặt hàng bị trì hoãn do thời gian phân phối lâu.

Tất cả điều này có thể được bù đắp bằng cách làm cho thời gian giao hàng trở nên càng ngắn càng tốt, do hàng đã có sẵn trước cửa khách hàng. Cải thiện chi phí giao hàng trong dặm cuối cùng, tốc độ hoàn thành, tính linh hoạt và tính bền vững xuyên suốt, tất cả đều dựa vào vị trí bạn đã lên kế hoạch cho hàng tồn kho đó trong chặng đầu tiên.

5. AI sẽ là giải pháp!

Các nhà bán lẻ cần phải suy nghĩ về việc phân loại, sắp xếp và quản lý hàng tồn kho như một phần của quản lý đơn đặt hàng của họ. Về mặt này, việc bổ sung hàng và lập kế hoạch phải là một phần của cùng một quá trình, được kết nối với nhau bằng dữ liệu theo cách xử lý của Doanh nghiệp.

AI giúp loại bỏ các phương pháp tĩnh được sử dụng truyền thống trong hầu hết các nền tảng quản lý đơn đặt hàng, hướng tới một mô hình động có tính đến vị trí hàng tồn kho hiệu quả, bền vững, nhanh chóng và thích hợp nhất, để việc thực hiện được tối ưu hóa.

Được gọi là kiểm kê nhận thức hoặc kiểm kê xác suất, bộ não con người không thể lập kế hoạch ở quy mô phức tạp như vậy. Nhưng với AI, các nhà bán lẻ giờ đây có thể chuẩn bị cho một tương lai nơi mà hàng hoá luôn ở nơi cần thiết nhất, với khối lượng phù hợp. Sức mạnh của việc kết nối lập kế hoạch với OMS sau đó mở ra sự tối ưu về các quyết định sử dụng và phân phối hàng tồn kho. Để từ đó, doanh số bán hàng tăng, trải nghiệm khách hàng được tăng cao, tính bền vững được nâng cao…